Guillaume Kolb Article blog

4 conseils d’organisation pour les indépendants

Temps de lecture estimé : 7 minutes

Les articles de ce thème “Développer votre entreprise“, vous permettent de découvrir des conseils et de l’inspiration, pour développer votre entreprise de la manière la plus adaptée à votre activité, et à vous, en tant qu’entrepreneur.


Cette série d’articles donne la parole à des solo-entrepreneurs, qui vous partagent leur conseils et astuces en termes d’organisation d’activité.
Inspirez-vous de ces cas concrets pour en définir votre propre organisation.


Dans cet article, Guillaume vous donne ses 4 conseils d’organisation, pour tout indépendant.


Je m’appelle Guillaume Kolb, je suis photographe engagé pour respecter les humains et la planète.

J’accompagne mes clients à créer une image à la hauteur de leurs valeurs.


Quand on est indépendant, il n’est pas facile de savoir quoi faire au quotidien.

Surtout quand on a été salarié pendant des années. Et qu’il suffisait de faire ce que nous demandaient nos chefs.

Mais aujourd’hui :

Quelles sont les priorités ? Qu’est ce qui n’est pas si important ?

Et même une fois les tâches urgentes identifiées, il reste le risque de la procrastination.

« Ça pourra bien attendre demain »… ou la semaine prochaine..

Surtout quand une tâche est un peu stressante, et nous sort de notre zone de confort.

Autant d’obstacles à notre avancée sur le chemin que nous avons choisi !

Vous aimeriez un peu d’aide pour y voir plus clair ?

C’est votre jour de chance, car aujourd’hui j’aimerais partager avec vous quelques astuces d’organisation 😁

Que j’ai testées au fil des années et qui, pour ma part, fonctionnent bien !


1) A l’échelle d’une année : le plan de 90 jours

Quand une nouvelle année commence, c’est le moment de faire un point.

Quelle est notre vision pour la suite, quel axe principal allons-nous suivre ?

Cela permettra de faire des actions cohérentes, qui nous font avancer à coup sûr. Plutôt que de nous éparpiller, commencer quelque chose puis abandonner, sans en retirer de bénéfices.

Que va-t-on s’engager à faire pour cette année ?

Cela peut être des objectifs sur de nouvelles relations, et une consolidation du réseau, une valeur de chiffre d’affaires, le développement de notre communication sur un nouveau réseau social, le lancement d’une nouvelle offre…

Pour ma part je vais découper l’année en 4 trimestres, et pour chaque période de 3 mois (= 90 jours), je détermine ce qui me parait le plus important.

Puis, à chaque fin de période, je peux voir ce qui a marché ou non, pour ensuite ajuster mes objectifs pour la suite de l’année.

Par exemple, début 2020, j’avais pour objectif de commencer à publier sur LinkedIn. Tout comme d’orienter ma communication sur l’impact positif.

Pourquoi ? Car cela correspondait à mon nouveau positionnement : aider des entreprises qui ont un impact positif sur l’humain, ou l’écologie.

Et LinkedIn est devenu un réseau incontournable pour trouver des partenaires entrepreneurs.


2) Planning de la semaine

En zoomant un peu plus fort, on passe à l’échelle de la semaine.

J’ai un document Excel qui a une colonne par jour du lundi au samedi, et une ligne par heure de la journée entre 8h et 19h. (Certaines semaines, je travaille le samedi, et parfois j’y mets juste mon programme du week-end).

Cela me permet d’avoir une vision de tout ce qui est prévu dans la semaine (rendez-vous, appels téléphoniques, événements, séances photo..). Je mets aussi mes moments personnels, pour voir où j’ai du temps libre/réservé.

Puis je vais répartir mes tâches de la semaine selon leur nature, et les moments où je me sens le plus efficace pour les faire.

Par exemple, je vais plus souvent créer du contenu le matin, ou faire de l’administratif l’après-midi.

Cela m’évite de me lever le matin en me demandant :

Qu’est-ce que je vais faire aujourd’hui ? Qu’est-ce qui est important ?

Avant ça, j’étais parfois stressé le matin parce que je ne savais pas quoi faire en premier, et je me sentais dépassé par toutes les choses à réaliser !

Je n’hésite pas à déplacer, ou échanger des tâches en fonction de la réalité, et des imprévus, mais cela me laisse une vision globale d’où je vais pour ces quelques jours.

Alors comment trouver les tâches à répartir sur la semaine ?

Je vous dis tout dans le point suivant !


3) La Matrice d’Eisenhower

Quand je vois tout ce que j’ai à faire, j’ai besoin de faire du tri pour déterminer par quoi commencer.

Alors je classe mes actions en 4 catégories :

1) Urgent et important : les tâches que je dois traiter immédiatement

2) Important, mais pas urgent : les tâches à planifier pour des actions de plus long terme

3) Urgent mais pas important : des tâches à déléguer ou limiter

4) Ni urgent ni important : tâches à abandonner

J’ai ces 4 cases directement sous mon planning de la semaine. Et je peux, à tout moment, les déplacer vers un créneau pour bien les prévoir sur mon temps libre.

Je peux donc toujours voir ce que je fais quand, et ce qui est à finir au plus vite.

Je suis sûr d’avoir le temps de faire le post-traitement de mes photos, puis de répondre aux messages, et ainsi de suite sans tout faire à la fois, ce qui me rendrait moins efficace.

L’avantage de tout noter de cette façon, c’est de s’éviter une GROSSE charge mentale !

Avec plein de choses à retenir : ne pas oublier de rappeler Mme Bidule, de répondre au mail de Trucmuche..

Au moins tout est au même endroit, et on sait quand on aura fini chaque chose.


4) Pomodoro

Maintenant que nos tâches sont prévues, commencer les faire sans s’épuiser ?

Cette méthode, appelée Pomodoro (du nom d’un minuteur en forme de tomate), propose de découper son temps pour garder un maximum d’efficacité.

Par exemple, on enchaîne 4 créneaux de 25 minutes de travail entrecoupés de pauses de 5 minutes.

Puis, on prendra une pause un peu plus longue.

Utile pour changer de position, ne pas fixer son écran trop longtemps, et s’aérer l’esprit.

Sinon, cela peut m’arriver de travailler plusieurs heures de suite sans voir le temps passer, et à la fin je ne me sens pas très bien. 😅

Je n’utilise pas cette méthode chaque jour, mais quand j’ai de plus longs moments de travail chez moi, cela me permet de me sentir mieux, et de ne pas tomber dans des distractions (du type perdre 30 minutes à survoler des posts LinkedIn, puis regarder des vidéos sur Facebook).


Voilà donc mes quelques méthodes pour mieux gérer mon temps, aussi bien à l’échelle d’une année que d’une journée !

J’espère que ça vous donnera des idées pour trouver votre propre organisation, et enfin devenir plus efficace.


Le conseil de Guillaume à tout solo-entrepreneur qui souhaite améliorer l’organisation de son activité :

“Avoir une vision claire de ses journées, c’est éviter beaucoup de moments inefficaces que l’on pourrait consacrer à des activités personnelles.”


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A bientôt,

Antonella
Facilitatrice de développement entrepreneurial à impact


Avec DevCo, je contribue à l’accélération du développement des entreprises à impact positif.

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