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Les articles de ce thème « Développer votre état d’esprit entrepreneurial », vous permettent de vous inspirer pour développer votre mindset entrepreneur.
Cette série d’articles fait la synthèse d’éléments issus de séances d’échanges entre pairs, principalement animées, par la méthode du Codéveloppement.
Inspirez-vous de ces cas pour résoudre vos propres problématiques.
Dans cet article, je prends la parole pour vous expliquer ma façon d’organiser mon activité professionnelle.
En vous donnant l’évolution de mon organisation, jusqu’à celle que j’utilise aujourd’hui.
Mon organisation sur mon début de carrière professionnelle
J’ai effectué mes études postbac en alternance, et que ce soit, vis-à-vis de mes camarades de classe, ou mes collègues de travail – même les plus anciens -, je me suis rapidement rendu compte que j’avais une organisation un peu plus structurée que les autres.
Lors de mes études, je rédigeais, et j’apprenais des fiches de révision, au fur et à mesure de l’avancée des cours. Je n’attendais pas une date de contrôle, ou la fin de l’année pour me mettre à rédiger ces fiches, et à les apprendre. Et ça me faisait gagner un temps fou par rapport aux autres au final. Le fait d’utiliser mon énergie par petit bout, de façon répartie, était plus productif que de voir cette montagne de cours à apprendre en peu de temps. Tout du moins, c’est ma façon de fonctionner, et celle qui marche pour moi. J’ai une mémoire très visuelle, alors je me souviens que lors des contrôles, j’arrivais à visualiser, à quel endroit de la fiche j’avais écrit tel sujet, et quelle couleur ou quelle forme j’avais donné à ce paragraphe. Je classais rigoureusement ces fiches, que j’arrivais à retrouver très facilement. Je prenais des notes de mes cours sur des feuilles volantes, et les classais bien scrupuleusement dans un trieur, puis dans un classeur quand le chapitre était terminé, avec les intercalaires qui vont bien. Quant aux travaux de groupe, je me souviens être très souvent la mieux organisée pour mener à bien ces projets. Chacun avait sa personnalité et sa compétence « plus ». La mienne était clairement l’organisation.
Avec mes collègues de travail, je me souviens que j’arrivais très rapidement à retrouver un mail qu’avait envoyé une personne, pour retrouver une information par exemple, ou pour lui répondre, même des mois après. Je conservais mes mails dans des dossiers d’archives, par projets, et j’avais créé des sous-dossiers pour les étapes des projets.
Mon organisation dans mes side-projects
Je me suis rendue compte de cette appétence sur tout ce qui tourne autour de l’organisation. Et quand j’ai décidé de reprendre mes études, ça a été pour un diplôme en organisation. Cette fois-ci, pour me confirmer cette facilité que j’avais, augmenter un peu le niveau sur la partie organisation d’activité, et certifier ces compétences.
A un moment d’ennui profond dans ma vie professionnelle – aujourd’hui, je reconnais avoir été victime de brown-out -, j’ai multiplié les expériences extraprofessionnelles. J’avais cette envie de découverte, de sortir de l’ennui, de me sentir utile, d’agir pour des causes qui me parlent… Je menais donc de front ma vie de salariée. De bénévole de façon ponctuelle, pour certaines associations, et de façon plus régulière pour d’autres. J’étais vacataire à l’université. Et j’avais développé une entreprise de marketing de réseau. Et pourtant, malgré toutes ces casquettes que je cumulais, à pratiquement aucun moment – sauf à la fin, quand j’ai choisi d’entreprendre -, je ne suis sentie mal organisée.
Je travaillais sur mon activité principale en semaine. Je savais que je commençais à travailler sur mes interventions à l’université en été, pour animer ces conférences sur le premier semestre étudiant. Je travaillais pour le marketing de réseau certains weekends. Et je saupoudrais du bénévolat sur des temps plus calmes de-ci de-là.
Et même dans mes temps personnels, sur certains projets – comme l’organisation d’animations pour le mariage d’amis -, mon entourage félicitait ma capacité d’organisation.
Globalement jusqu’ici, mon organisation se cachait dans des tableaux Excel bien agencés, et mis à jour régulièrement, et des mails bien triés, Ce que mon ancien responsable appelait, « le disque dur externe de mon cerveau ». Parce que oui, j’ai une bonne organisation, et une bonne mémoire visuelle – je sais quelle information est répertoriée à quel endroit -, mais j’ai une très mauvaise mémoire du fond des choses. D’où, cette nécessité d’écrire les éléments pas forcément pour les retenir, en tout cas, pour les retrouver facilement.
Et puis, quand j’ai réalisé mon bilan de compétences en 2018, l’un des premiers exercices qui nous avait été demandé, a été de réaliser un 360° auprès de notre entourage. L’idée est de demander à des personnes autour de nous – amis, famille, collègues… -, de nous dire ce qu’ils pensent de nous. Et la compétence qui est la plus ressortie, sur les retours que j’ai eus, est : « l’organisation ».
Tout ça en tête, m’a fait prendre, encore une fois, conscience que oui, c’était un trait important de qui je suis, et comment je fonctionne. Que c’est une force. Ca me parait facile et fluide. Et pour autant, cela ne semble pas l’être pour tout le monde. C’est ce que, lors du bilan de compétences, ils appelaient : « un super pouvoir ». C’est simple pour moi, mais pas forcément pour les autres. Ca me demande peu d’énergie. C’est utile. Et certains me demandent des conseils à ce sujet.
Mon organisation dans les débuts de l’entrepreneuriat
Quand je me suis lancée en tant qu’entrepreneure, j’ai repris mon organisation de salariée, et l’ai simplement dupliquée : des tableaux Excel de suivi de mes tâches, et des mails triés par projets.
Et puis, je me suis rendue compte qu’être entrepreneure, ce n’est pas juste suivre la fiche de poste pour laquelle on est embauché. Ça, c’est juste la partie production de mon activité. Je réalise l’activité pour laquelle je me suis lancée à mon compte. Mais il faut penser aussi à la prospection, la communication, le marketing, la finance… Je n’agis plus sur un petit point, mais sur un ensemble de tâches, qui peuvent être très différentes les unes des autres.
Aussi, je n’avais plus les réunions d’équipes, ni les points avec mon manager, pour effectuer le suivi de mon activité. Cette fois-ci, j’étais seule aux commandes.
Par tous ces éléments, je ne pouvais plus conserver exactement la même organisation qu’avant. Je devais moduler mon organisation et l’adapter à ce nouveau contexte. Sans trop vous spoiler la suite, je ne dirai pas qu’aujourd’hui, j’ai trouvé l’Organisation, avec un O majuscule, qui me convient parfaitement, qui colle à tous les points de ma personnalité et de mon activité, et qui pourrait être adapté à tout le monde. Comme le développement personnel, je pense que c’est une quête constante. Qu’il faut l’adapter sans cesse, aux évolutions de notre activité, et de notre personnalité, de nos envies, de nos possibilités du moment… Donc, à chacun son organisation. Et à chaque moment de sa vie, des organisations différentes.
Pour travailler sur le premier argument, qu’être entrepreneur, c’est cumuler plein de casquettes différentes, je suis passée d’un bon vieux fichier Excel à l’outil Trello, pour la gestion de mes tâches. Et ça a tout changé. J’ai une vision beaucoup plus large de l’ensemble des sujets. Et c’est également, visuellement plus attractif. Le fait que je puisse accéder à cet outil aussi facilement sur ordinateur, que sur mon téléphone portable, a été un gros argument en sa faveur. Surtout qu’en tant qu’entrepreneure, je n’étais plus toujours à mon bureau derrière mon écran toute la journée… D’ailleurs, je n’ai plus de bureau attitré. Et puis, le fait que ça se synchronise tout seul, pas besoin d’enregistrer, pas besoin de faire attention à ce que la version téléphone et ordinateur soient bien la même. Quel soulagement !
Et pour le deuxième argument, sur les réunions d’équipes et les points avec mon manager, qui n’étaient plus, j’ai découvert le M3 Journal. L’année 2018 a été forte en rebondissements. En début d’année, j’avais initié un temps partiel dans mon job de l’époque. J’avais réalisé en cours d’année, avec une amie, un bilan de compétences. A la fin de ce bilan, on souhaitait trouver un moyen de se tenir informées des avancées de nos projets. On avait passé tellement de temps ensemble pendant ce bilan de compétences – oui, il était en collectif -, qu’on ne voulait pas couper cette belle dynamique. On a alors décidé de suivre l’avancement de nos projets respectifs, et de se motiver ensemble. Et on a décidé de se suivre en utilisant la méthodologie du M3 Journal. Le slogan de cette méthode donnait envie : « La méthode d’organisation simple pour atteindre tous vos objectifs ». Ca prend la forme d’un agenda. Mais un agenda adapté à l’atteinte d’objectifs. On se fixe en amont des objectifs pour l’année à venir, le trimestre à venir et le mois à venir. On décompose tout ça en actions concrètes par semaine, pour lesquelles on estime un temps de travail. On se fixe des récompenses si on atteint nos objectifs. On évalue chaque semaine l’avancée de nos travaux. Avec cette amie, on s’appelle chaque semaine pour faire le point sur nos avancées. Je ne le savais pas à l’époque, mais cette expérience a grandement joué dans le développement de DevCo, sur le fond et la forme. Sur la forme, parce que ces moments d’échanges hebdomadaires m’ont donné la force et le courage de persévérer. Et sur le fond, parce que j’ai décidé d’accompagner des entrepreneurs à avancer sur leurs activités respectives, par des temps d’échanges et d’entraide entre pairs.
Mon organisation actuelle
Depuis ces débuts, mon organisation s’est adaptée. Certains éléments ont radicalement changé, d’autres ont juste été modulés.
De façon générale, je continue les points avec mon amie pour suivre nos activités. On s’appelle une fois par semaine pour effectuer le suivi de nos tâches de la semaine écoulée, et se fixer des objectifs pour la semaine à venir. Très concrètement, on prend la parole chacune notre tour sur nos activités. On commence par le suivi de nos tâches de la semaine écoulée, en reprenant nos tâches qu’on s’était fixées, et en s’y attribuant une note sur la réalisation de celle-ci.
- « 0 », si on n’a pas touché à la tâche. On peut alors décider de la reporter ou de l’annuler. Il se peut qu’on ne l’ai pas réalisée, parce qu’elle n’était plus nécessaire finalement.
- « 1 », si on a un peu initié la tâche mais clairement pas fini. Souvent, on la reporte celle-là. Sauf, si en cours de route on s’est rendu compte, qu’elle n’était plus nécessaire.
- « 2 », si on a réalisé une tâche, mais pas de manière exactement conforme à ce qu’on voulait faire. Là, soit on valide la tâche. Soit, si on veut être perfectionniste dessus, on la reporte à la semaine suivante.
- Et « 3 », lorsque la tâche est terminée, et qu’on n’a plus rien à faire à ce sujet.
Une fois qu’on s’est attribué nos notes, on évoque quelques sujets marquants de la semaine écoulée. Que ce soit des succès ou des enseignements, ou juste des rendez-vous, des formations… Enfin, on se fixe des objectifs pour la semaine à venir, avec au moins trois tâches concrètes à réaliser. Et le temps qu’on estime nécessaire pour les réaliser chacune d’entre elles. Il s’agit de tâches concrètes, car au début, il pouvait nous arriver d’écrire une action peu spécifique. Et quand arrivait le moment de se noter, il pouvait paraitre difficile de s’attribuer une note, ne sachant plus précisément ce qu’on en attendait. Par exemple, si j’écris comme tâche « article de blog sur mon organisation ». Et qu’en fin de semaine, je l’ai rédigé mais pas encore publié, je ne vais pas pouvoir noter cette tâche. Est-ce que j’avais timé juste la rédaction, et j’avais comme intention de juste le rédiger ? Ou est-ce que je voulais aussi le publier et communiquer dessus ? Aujourd’hui, je noterai plus quelque chose comme :
- Tâche 1 : Rédiger l’article de blog sur mon organisation
- Tâche 2 : Publier l’article de blog sur mon organisation
- Tâche 3 : Communiquer l’article de blog sur mon organisation
On comprend mieux les attendus derrière chaque tâche. Et par ce découpage affiné, c’est plus simple pour évaluer en fin de semaine, si j’ai atteint mon objectif. En gros, on commence toujours par un verbe d’action, pour comprendre concrètement, l’action qui est attendue.
Une fois qu’on a fini de parler de sa semaine passée et de se projeter dans la semaine à venir, celle qui avait écouté l’autre, lui fait part de ses remarques, suggestions, questions, sur ce qu’elle vient d’énoncer. Il nous arrive de temps en temps de rebondir directement quand la personne explique, mais plutôt sur de petits éléments. On conserve les éléments plus structurants, à la fin. Pour ne pas trop la couper. Et avoir des fois des informations complémentaires, qui pourraient répondre à nos questions, ou donner d’autres idées. Une fois que c’est fait, l’autre personne peut commencer à parler de sa semaine.
Et on essaie d’inverser chaque semaine qui commence à prendre la parole.
On essaie de se voir une fois une trimestre – des fois ça dévie sur une fois par semestre -, pour célébrer le trimestre – ou semestre – écoulé. On fait le point sur la semaine passée, on prépare la semaine à venir, comme chaque point hebdomadaire. On fait aussi un retour sur la période écoulée, les principaux succès et enseignements. On en profite pour déjeuner ensemble, et parler de tout et de rien.
Et une fois par an, en fin d’année, on fait un gros bilan de l’année écoulée, et on prépare l’année à venir. En travaillant sur nos objectifs, indicateurs à suivre, et principales avancées qu’on souhaite pour les trimestres à venir. A ce moment-là, tout n’est pas toujours très limpide, mais on ajuste au fur et à mesure, au fil du temps. L’idée est de se fixer un cap, où on veut aller. Et on ajuste en cours de route, par nos points hebdomadaires.
On a ce rythme depuis 2018, et toutes les deux, on apprécie ce moment d’échange, qu’on ne louperait pour rien. Pour rien, ou presque. On a deux règles fondamentales : « La santé et la famille d’abord ». En maintenant deux ans, on a sauté que de très rares points, qui se comptent sur les doigts de la main. Et l’autre règle, est « On arrête de s’excuser ». Et ça nous est utile très régulièrement. Il nous arrive par exemple, de nous appeler avec un petit retard, au lieu de dire « Désolée de t’avoir fait attendre », on préfère maintenant « Merci pour ta patience ». Ca peut paraitre ne pas changer grand-chose. Et pourtant, pour nous ca change tout. Déjà, en formulant de cette façon, on ne se place plus en posture de victime, on n’appuie pas sur le « mal ». Au contraire, on valorise l’autre, et on met en avant son ouverture et sa compréhension. Vous avez déjà entendu la citation « Change tes mots, tu changeras ta vie » ? Ce sujet pourrait faire l’objet d’un prochain article.
Une fois par an, en été, on réserve ensemble quelques jours au vert. C’est un peu notre retraite estivale. On en profite pour découvrir de belles régions françaises excentrées de la ville, et aller à la rencontre d’autres entrepreneurs. On prend le temps de vivre cette retraite en faisant une balade, en faisant des salutations au soleil le matin… Et on travaille sur nos activités respectives. A un rythme un peu différent du reste de l’année quand même. Chaque matin, on se fixe des objectifs, cette fois-ci, pour la journée. Et en fin de journée, on fait un point express sur nos avancées du jour. C’est un suivi encore plus proche de notre activité, que le reste de l’année.
Quant à la méthodologie du M3 journal, au début n’ayant pas de recul ni sur la méthode, ni sur notre propre organisation, on a plutôt suivi presque à la lettre, la méthode décrite dans le manuel. Et puis, avec le temps, on a conservé ce qui nous allait, oublié ce qu’on n’utilisait pas. Et on a adapté notre méthode. Le fait de s’appeler toutes les semaines, ça on maintient. L’outil en lui-même, on s’en est un peu détachée au fur et à mesure. Il nous a été d’une grande aide à nos débuts, pour nous structurer. Et de fil en aiguille, on a pu affiner la méthode selon nos besoins. Une fois qu’on a fini notre premier M3 Journal, on n’a pas repris le format du M3 Journal, on a acheté un agenda Quo Vadis. Ils donnent la possibilité de choisir les pages qu’on veut y insérer. Maintenant, on a des agendas différents. Pour ma part, je commence à m’initier au Bullet Journal. Et j’ai un mini Bullet Journal, avec des cases préexistantes.
Après vous avoir parlé de notre organisation en binôme, pour nous motiver à avancer, je vais maintenant vous parler de mon organisation, seule, en interne. Parce que ces points avec mon amie, m’apportent grandement, mais ne font pas tout, en termes d’organisation de mon activité. Déjà, il me faut préparer ces points. Mais aussi, j’ai par la suite une organisation plus opérationnelle, de mon côté.
En termes d’organisation personnelle, j’utilise quatre principaux outils.
En outils digitaux :
- Mon agenda électronique
- Trello
En outils papiers :
- Mon agenda papier
- Un tableau blanc
J’enregistre au fur et à mesure mes rendez-vous et autres déplacements – formations, conférences… – sur mon agenda électronique. J’accepte des rendez-vous d’une semaine sur l’autre. Et que très rarement la semaine même, vraiment pour des cas urgents. Cela me permet de maintenir du mieux possible l’organisation que j’avais envisagée pour la semaine.
Dès que j’ai une idée sur un sujet, je la note sur Trello. Et j’indexe la carte sur la liste des tâches à effectuer pour la semaine suivante. Cela ne veut pas dire que j’effectue la tâche. Au contraire, je l’évacue de ma charge mentale, en l’écrivant. Et je la réaliserai plus tard. A ce stade, je note plus l’idée, que la tâche à effectuer. Ca peut être flou encore à ce moment. J’ai juste posé l’idée qui m’est venue. Je verrais par la suite, quoi en faire, comment la traiter etc.
Je n’ai qu’un seul et unique Trello pour ma vie professionnelle. Il y a quatre listes : « Cette semaine », « Semaine prochaine », « En attente », « Plus tard ». La liste « Cette semaine » comprend les chantiers sur lesquels j’ai des tâches à effectuer. Chaque semaine, je modifie l’intitulé en y indiquant la semaine en cours, et le temps disponible de travail sur cette semaine. La liste « Semaine prochaine » comprend les chantiers que j’ai, soit dépriorisés quand je préparais l’organisation de cette semaine, soit ajoutés en cours de cette semaine. La liste « En attente » comprend les chantiers sur lesquels je n’ai plus d’action à effectuer de mon côté, mais pour lesquels j’attends un retour, ou une action de la part d’un interlocuteur. Enfin, la liste « Plus tard » correspond à des actions que j’ai « dans ma besace ». Mais qui, soit ne sont pas à faire dans la semaine en cours ou à celle à venir, soit ne sont pas encore assez concrètes pour avancer dessus. Dans ce dernier cas, ça prend souvent la forme d’idées, mais qui ne sont pas encore assez concrètes et que je n’ai pas encore intégré dans mon plan d’actions. Pour autant, je ne veux pas les oublier.
Dans chaque liste, les cartes représentent, ce que j’appelle, des chantiers. Ce sont des regroupements d’actions d’une même catégorie. On y retrouve par exemple le chantier « Blog », « LinkedIn », « Tunnel de vente » etc… Ces chantiers comprennent chacun des étiquettes colorées, qui permettent de les regrouper dans des grandes catégories mères. J’ai recensé quatre catégories principales : « Production » en jaune, « Prospection » en rouge, « Communication » en bleu et « Back-Office » en orange. Cet aspect visuel des couleurs, me permet non seulement, de voir la répartition de chacune de ces catégories mères lorsque j’organise ma semaine. En effet, je veille à ce que chaque semaine, je travaille, et fasse avancer un peu chaque sujet. Et aussi, cela me permet de prioriser les étiquettes « Production », puis « Prospection » par exemple.
Comme j’expliquais plus haut, dès que j’ai une idée d’une action à ajouter, je l’intègre dans la carte, donc le chantier concerné. Et je déplace la carte dans la liste « Semaine prochaine ».
A l’intérieur des cartes, pour la plupart des chantiers, j’ai réparti les tâches en checklists « A faire » et « En attente ». Dans certaines cartes, j’ajoute la checklist « Plus tard », pour des actions qui concernent ce chantier, mais que je ne vais pas effectuer de suite. Ou « En cours », notamment pour des rendez-vous qui sont planifiés. Et sur d’autres chantiers, qui comprennent beaucoup d’actions, j’ai intégré des checklists plus spécifiques, pour que ça soit plus lisible. Dans chaque carte, ce sont uniquement des actions ou des idées, qui pourront se transformer en actions plus tard, que j’y dépose. Toutes les informations durables, sont dans des documents Word, Excel ou PowerPoint. Ces informations plus durables, sont, par exemple, la liste de mes contacts, le contenu de mes ateliers etc… Si dans une carte, j’ai des actions « A faire » et « En attente », je vais placer la carte dans « Cette semaine » ou « Semaine prochaine ». Car je dois travailler dessus. Et en l’ouvrant, je verrais les actions qui sont en attente. Et je pourrais relancer mes interlocuteurs, si besoin. Donc, dans la liste « En attente », ce sont uniquement des chantiers, pour lesquels je n’ai pas d’actions à court terme à effectuer.
Mon agenda papier me sert principalement d’aide-mémoire quand je fais le point sur une période (hebdomadaire, trimestre, semestre ou année). En reprenant, les rendez-vous et les tâches effectuées sur la période concernée. Autant l’agenda électronique me sert à planifier, a priori. C’est plus une vision prévisionnelle. Autant l’agenda papier, me sert lui, a posteriori, à avoir une vision du réalisé.
Sur la vision à la semaine, j’y note donc les tâches que j’ai effectuées, et les rendez-vous que j’ai eus.
Et aussi les tâches à effectuer sur la semaine, avec le temps estimé et la note que j’attribue.
J’ai aussi, sur cet agenda papier, un tracker, qui me permet de suivre la réalisation de certaines actions récurrentes – à droite sur la photo -. Et je rappelle les grandes actions à faire du mois – à gauche sur la photo -.
Et sur la vision mensuelle, je l’utilise en tant que tracker de mes émotions, où je note pour chaque jour, quelle était la tendance émotionnelle principale. Ca peut paraitre étrange à première vue, mais étant donné qu’en tant qu’entrepreneur, notre moral peut jouer aux montagnes russes, avoir ce tracker me permet de me rendre compte de l’évolution de mon état émotionnel.
Et enfin, le dernier outil d’organisation de mon activité, que j’utilise au quotidien, c’est un tableau blanc, que j’utilise comme tableau de bord global de l’ensemble de mon activité. Dessus, on y retrouve, par chantier, les objectifs que je me suis fixée à l’année – 1 -, pour le semestre en cours – 2 -, au trimestre – 3 -, et au mois – 4 -. Et les tâches que je me suis fixée à réaliser sur cette semaine – 5 -. Il y a également une répartition par jour des tâches et rendez-vous planifiés – 6 -. Je suis très visuelle, et le fait d’avoir ce tableau sous les yeux, sans avoir à ouvrir une fenêtre de mon ordinateur me convient bien. J’aime bien l’aspect papier que je peux déplacer de façon palpable, et sur lequel je peux écrire à la main. Ayant une sensibilité écologique, les papiers sur lesquels j’écris sont pour la plupart, des versos de papiers déjà utilisés. Et pour les coller au mur, j’utilise de la pâte adhésive, réutilisable à vie.
Pour les objectifs annuels – 1 -, j’ai tout simplement écrit l’objectif principal que je souhaite atteindre pour cette année. Et sa déclinaison, par chantier, avec des indicateurs chiffrés.
Pour les objectifs au semestre – 2 -, à ce stade, c’est un découpage très grande maille de ce que je souhaite accomplir par semestre.
Pour les actions à réaliser pour les trimestres suivants – 3 -, je les note au fur et à mesure. Cela me permet, quand je prépare l’organisation du mois à venir, de voir rapidement ce que je m’étais mis de côté pour le mois suivant. Et je vois ce qui peut tenir dans le mois à venir, ou ce que je dois décaler. C’est juste une liste à la Prévert, à ce stade.
Pour les objectifs mensuels – 4 -, je les ai détaillés en indiquant l’objectif chiffré que je souhaite atteindre à la fin du mois. J’ai fait une répartition par semaine, où je suis l’avancée. En chaque début d’année, je répartis l’évolution de mes indicateurs sur un fichier Excel. Et je reporte les données sur ce visuel papier. Et j’y ai indiqué les grandes actions que je souhaite réaliser, pour atteindre ces objectifs. Pour la partie communication, j’ai réalisé un tracker hebdomadaire, pour être sure de la régularité de mes publications.
Pour les tâches à réaliser par semaine – 5 -, j’indique, par chantier, la liste des tâches à réaliser. En bas à droite, j’indique le temps estimé pour la réalisation de ces tâches – en amont de leur réalisation -. Et en haut à droite, j’indique la note que je me donne suite à la réalisation – ou pas – de ces tâches – une fois que l’action est terminée -. Et au fur et à mesure de la réalisation des tâches, je les checke par un « V ».
Enfin, il y a la répartition très opérationnelle par jour – 6 -, sur la semaine à venir des rendez-vous – partie en haut – et actions à réaliser – partie en bas -. Les rendez-vous sont fixés à l’avance, et comme je disais plus haut, je n’accepte que très rarement des rendez-vous sur la semaine en cours. En revanche, les tâches, je me les affecte par jour au fil de l’eau dans la semaine. Cela me permet d’avoir une vision très précise de ce que je dois faire par jour. J’y indique le temps que mes rendez-vous me prennent, et étant donné que je souhaite travailler 8h par jour, j’en déduis, par jour, le temps qu’il me reste pour travailler sur des tâches.
Après vous les avois présentés, je vais maintenant vous expliquer comment j’utilise ces outils. Je réalise le point sur la semaine écoulée, et je prépare la semaine à venir tous les vendredis en fin de journée. Je commence par préparer le point hebdomadaire avec mon amie, en faisant le point sur les actions que j’ai réalisées, les éventuelles difficultés que j’ai rencontrées, et que je souhaite lui partager. Mais aussi, les succès ou moments marquants que je souhaite aborder avec elle. Je passe en revue les notes attribuées à chaque action, je vérifie si le temps estimé pour les tâches, était bien estimé, de façon à mettre à jour mes abaques à ce sujet… Je fais tout cela sur mon agenda papier.
Ensuite, je prépare la semaine à venir. Pour cela, je reporte les informations de mon agenda électronique sur la partie répartition par jour des rendez-vous et tâches à effectuer du tableau blanc – 6 -. Je calcule le temps nécessaire pour tous ces rendez-vous – en prenant bien en compte le temps de trajet aller-retour, pour les déplacements -. Sachant que je souhaite travailler 8h par jour, j’en déduis le temps disponible pour travailler sur le reste de mon activité. A la fin, j’additionne tous ces temps disponibles par jour, pour en déduire le temps disponible dans la semaine pour travailler sur des tâches. Auxquels je déduis 20 %, pour le traitement des mails, que je fais le matin, des réseaux sociaux, que je distille tout au long de la semaine, et prévenir d’éventuels imprévus – tâches urgentes qui arriveraient dans le courant de la semaine, problèmes personnels qui empièteraient sur mon temps de travail, ou même, mauvaise estimation de la durée de réalisation d’une tâche -. J’indique ce temps disponible de travail sur la liste « Cette semaine » de Trello.
Je reprends ensuite, toutes les actions que j’avais mis en attente dans la liste Trello « Semaine prochaine ». Je regarde plus en profondeur les tâches : je transforme les éventuelles idées en tâches actionnables, et j’estime le temps de réalisation nécessaire. Je jette un œil à la liste « Plus tard », pour voir si certaines actions ont des échéances proches. J’indique dans le titre de chaque carte – ou chantier – le temps nécessaire pour la réalisation des tâches que comprend cette carte. A la fin, j’additionne tous les temps estimés, pour voir si ça rentre dans le temps de travail que j’ai de disponible sur la semaine à venir. Si ce n’est pas le cas, je priorise en fonction des échéances, des attendus etc. Je déplace donc ces cartes dans la liste « Cette semaine ». Pour chaque carte, j’indique une date limite, s’il y en a une. Si ce n’est pas le cas, j’indique la date du vendredi de la semaine concernée. Et je les classe dans cette liste « Cette semaine », par ordre de priorité, selon les dates que j’ai précisées.
Ensuite, je note ces actions à faire dans la semaine sur mon agenda papier. C’est sur ça, que je reporterai auprès de mon amie, lors de notre appel. Et sur le tableau blanc. C’est sur ça que je me baserai pour répartir les tâches par jour par la suite.
On fait notre appel avec mon amie tous les lundis après-midi, ce qui me permet de commencer la semaine en ayant clôturé « proprement » la semaine passée, en lui faisant un retour.
Chaque fin de journée de la semaine, je regarde le temps disponible sur la journée suivante et les priorités, pour m’affecter les tâches qui vont bien. Ce qui me permet de commencer la journée suivante, en sachant exactement ce que je dois faire. En général, entre la veille au soir et le lendemain matin, il ne s’est pas passé grand-chose d’urgent. Donc, je peux me permettre de suivre plutôt aisément ce que j’avais planifié la veille au soir.
Chaque fin de mois, je fais un point sur l’évolution des indicateurs que je souhaite suivre, et sur l’avancée des grandes actions que je m’étais fixées. Et je prépare le mois suivant, en adaptant d’après les indicateurs et actions du mois passé, et ce que je m’étais mis de côté à faire le mois suivant.
De façon générale, quant à la répartition par journée, j’aime plutôt travailler sur des sujets de fond, et seule, le matin. Et j’accepte des rendez-vous avec d’autres plutôt en fin de matinée ou l’après-midi. Ca me permet comme ça, de, ce qu’on appelle, « manger le crapaud », dès le matin. C’est-à-dire de faire les tâches indispensables dès le début, pour avancer de façon plus sereine sur la suite de la journée.
De façon générale, quant à la répartition par semaine, j’ai un créneau de entre 1h30 et 2h, tous les lundis, mercredis et vendredis matins pour faire mon rituel matinal (méditation, écriture, lecture, veille, sport…). Les lundis et mardis, je travaille plus sur des tâches de production et de prospection. Les mercredis, c’est un peu ma variable d’ajustement. Et les jeudis et vendredis, je travaille plus sur la partie communication de mon activité, où je rédige ma newsletter, des articles de blogs, je prépare des publications pour les réseaux sociaux… Et tous les vendredis en fin de journée, je réserve 1h au bilan de la semaine passée, et à la préparation de la semaine à venir.
Quant à la gestion de mes mails, elle aussi, je l’ai revue. Cumuler ces différentes casquettes en tant qu’entrepreneure, ne me permet plus d’avoir une organisation des mails par projets, il y en a tellement. Ça serait multiplier les dossiers, jusqu’à ne plus s’y retrouver, et y voir clair. J’ai décidé de revoir la gestion de mes mails, en fonction, non pas de leur projet d’appartenance, mais de l’action que je dois faire. Un peu comme sur Trello. J’ai donc maintenant un dossier « A traiter », « En attente retour », « Evénements » et « Permanent ».
Dans le dossier « A traiter », j’y mets tous les mails où j’ai une action à faire. Je traite mes mails une fois par jour, le matin. Si l’action issue d’un mail me prend moins de cinq minutes, je la réalise de suite. Si elle me prend plus de cinq minutes, je la glisse dans ce dossier « A traiter ». Et j’ajoute l’action à faire dans le Trello.
Dans le dossier « En attente retour », ce sont tous les mails pour lesquels j’attends une action ou une réponse de la part de quelqu’un d’autre.
Dans les mails « Evénements », ce sont les rendez-vous, réunions, formations et autres événements, auxquels je vais prendre part. Mais pour lesquels je n’ai plus d’action à effectuer. Je les conserve jusqu’à la date de l’événement, pour retrouver si j’ai besoin, le jour J, les coordonnées de mon interlocuteur, le lien de connexion, ou l’adresse du lieu, l’ordre du jour, les participants etc… Je reporte les infos concernant mes interlocuteurs, dans un fichier Excel « Contacts », pour pouvoir les retrouver plus tard si besoin. Et je supprime le mail propre à l’événement, une fois que celui-ci est passé. Cela me permet de moins surcharger ma boite mail. De retrouver toutes les informations de mes contacts, à un même endroit. Et de ne pas conserver des informations qui ne me seraient plus utiles – comme le lien de connexion à un événement par exemple -.
Enfin, dans le dossier « Permanent », ce sont tous les autres mails, qui ne sont pas temporaires – comme peuvent l’être le dossier « A traiter », « En attente retour » et « Evénements » -. Et ceux que je souhaite conserver, parce qu’ils concernent une information importante, par exemple. Ce dossier est donc moins mouvant que les autres. Et alors qu’avant, je conservais tous les mails – même les « Ok » -, maintenant, j’ai décidé de limiter le nombre de mails archivés. C’est bon pour les serveurs, et in fine, pour la planète. Mais aussi pour ma charge mentale, qui ne voit dans cette archive que quelques mails, de façon très épurée, et pas des centaines de mails.
Pour chacun des mails, quand nécessaire, j’ajoute une date de rappel du mail. Par exemple, pour un mail du dossier « A traiter », si je dois réaliser une tâche avant une certaine échéance, je l’indique sur le mail concerné. Sur Gmail, j’utilise la fonction « Mettre en attente ». Cela me rappelle automatiquement le mail, le jour concerné.
Enfin, de façon générale, je me suis notée quelques règles d’organisation, que je laisse visibles sur mon tableau blanc.
Comme le fait de faire mon rituel matinal avant 9h du matin, d’aller travailler dehors de temps à autres, de faire des pauses toutes les 2h minimum, de terminer mes journées de travail à 19h…
Mais j’avoue ne pas réussir à bien tenir ces règles à tous les coups. Cependant, je les laisse de façon bien visibles.
Ce qui reste à améliorer
Malgré tout cela, qui peut paraitre assez carré, il reste encore des points à améliorer. Et, étant donné que je considère mon organisation, comme un processus d’amélioration continue, je pense que j’aurais toujours des choses à revoir. Et c’est d’ailleurs ce que j’apprécie. Une fois que j’ai mis en place quelque chose, je prends plus de plaisir dans l’amélioration de petits points, que dans le lancement officiel.
Je trouve que ma vision des objectifs au trimestre est très pauvre. J’essaie tant bien que mal à faire un bilan en fin de trimestre. Pour autant, je n’arrive pas très bien à le préparer, et notamment à me fixer des objectifs spécifiques pour le trimestre à venir. Ca se voit d’ailleurs sur mon tableau blanc, où je passe directement de la vision à l’année, à la vision au mois. C’est comme s’il me manque une vision moyen terme. De ce fait, je sens que je passe d’une vision très stratégique à une vision très opérationnelle. Il me manque un entre deux.
D’ailleurs, sur cette partie « trimestre », je pense qu’un des facteurs de succès pour me permettre d’y voir clair, serait si on arrivait à maintenir nos points en présentiel avec mon amie par trimestre. Cela me permettrait de concrètement marquer le coup, et de travailler ensemble à la préparation du trimestre. On est plutôt bonnes sur la partie hebdomadaire, mais moins sur le trimestre, à mon goût. Même remarque pour la partie semestre, que j’aimerais bien peaufiner, et réaliser de façon moins arbitraire, mais plus stratégique, et réfléchie.
J’avais mis en place des indicateurs à l’année, de façon assez arbitraire. Et surtout, étant donné que j’ai totalement revu mon offre au cours de l’année, j’aurais besoin de mieux affiner ces indicateurs annuels, et notamment de les rendre plus pertinents. Ceux que j’ai choisis, je n’ai pas de pouvoir actionnable dessus. Et il est difficile de se dire si j’ai atteint tel objectif, étant donné que je n’ai pas de pouvoir direct d’action dessus. Par exemple, j’avais relevé d’atteindre un objectif de nombre d’abonnés. Je peux mettre en place toutes les actions du monde, je n’aurais pas la main pour cliquer sur le bouton « J’aime » à la place de mes abonnés. Je préfère alors suivre en tant qu’objectif, des résultats que je peux atteindre par moi-même, et mes propres actions. Si je reprends l’exemple du nombre d’abonnés, je préfère me fixer comme objectif, de faire telle action sur mon tunnel de vente par exemple. Et donc parler plus processus que je dois suivre, plutôt que du résultat qui dépend de personnes extérieures à moi. Et je pourrais suivre l’indicateur du nombre d’abonnés au loin, mais ça ne sera plus un objectif que je souhaiterais atteindre. Je préfère maintenant me fixer des objectifs que je peux directement actionner. Et de choisir des indicateurs qui me permettent de voir l’évolution de mon activité, et qui m’alerteraient en cas de difficulté.
Comme je vous le disais, je suis très visuel. J’aime voir les choses, et pouvoir les toucher. Pour autant, même si j’utilise tous les jours, et même plusieurs fois par jour, mon tableau blanc, je ne le trouve pas très attractif. J’aimerais donc y ajouter un peu de couleur, de formes et autres, qui le rendrait plus attrayant.
Un des points de la méthodologie du M3 Journal, que je n’ai pas conservé, mais qui je pense pourrait m’être utile, serait de me fixer des objectifs par semaine. Aujourd’hui, je me fixe des tâches à effectuer par semaine. Mais je n’ai plus cette vision plus englobante d’objectifs. Ce qui fait que des fois, je peux dévier, du cap, que j’aurais dû me fixer. En ayant réfléchi en amont à un objectif hebdomadaire, cela me permettrait d’avoir un critère de priorisation des tâches, supplémentaire, et surement plus pertinent, que ceux que j’utilise déjà.
Avec mon amie, on se retrouve une fois par an, l’été, dans un endroit au vert. C’est notre récompense de l’année. Mais, au-delà de ça, qu’on organise à l’arrivée de l’été, on ne se fixe pas d’autres récompenses plus précises, en amont, lorsqu’on se fixe l’objectif. Alors que ça pourrait être un élément motivateur de plus, pour nous pousser à atteindre nos objectifs, pour autant qu’on y aurait réfléchi en amont.
Après avoir essayé le M3 Journal, l’agenda Quo Vadis, et maintenant mon mini Bullet Journal prérempli, j’ai une idée plus claire de ce sur quoi je souhaite faire le reporting et le suivi de mon activité. J’ai de plus en plus l’impression de ne pas entrer dans les cases de mon agenda. Et je me sens prête à partir d’un cahier vierge, pour y indiquer ma propre organisation par année, semestre, trimestre, mois, semaine et jour, avec les tâches à effectuer, les rendez-vous et les trackers qui vont bien. Je pense faire un mix de toutes ces méthodes que j’ai éprouvées, pour me créer mon agenda sur mesure à mon activité, ma personnalité, mes envies, et mes besoins du moment.
Aussi, j’ai découvert depuis peu le Bullet Journal, et je me rends compte que cela pourrait être un outil qui mêle organisation et créativité. Vu que j’aimerais apporter une petite touche de gaîté, et avoir une organisation plus personnelle, sans cases préexistantes, je pense que cette méthode pourrait me convenir. D’autant plus, que je me rends compte qu’organiser mon activité en fin de semaine m’apaise. Et apporter une touche de créativité, pourrait avoir un effet de détente supplémentaire.
Avec mon amie, nos points hebdomadaires, ont tendance à durer 1h30, voire 2h, au lieu de l’heure qu’on s’était fixées. J’aimerais travailler sur le reporting que je souhaite lui faire, pour ne faire ressortir que des éléments importants, soit parce qu’ils sont stratégiques, soit parce que je souhaiterais avoir son avis… Et réduire ainsi la durée de notre point à 1h.
Enfin, je souhaiterais revoir l’organisation de l’écriture des tâches à faire entre le tableau blanc, et l’agenda papier. Aujourd’hui, je répertorie les tâches à faire sur ces deux outils et j’ai l’impression que ça fait doublon, que je n’ai pas besoin de les reporter à ces deux endroits. Reste à travailler sur lequel je conserve, en fonction de l’usage que j’en fais par la suite.
Conclusion
Ce que je vous ai exposé ici représente ma façon de m’organiser dans mon activité professionnelle, à cet instant – 2020, à l’heure où j’écris -, en fonction de ma personnalité, mon mode de vie actuel, de mes envies et des besoins de mon entreprise actuels. Je ne souhaite, par cet article, vous imposer aucunement ma façon de faire, juste vous la partager. Et si certains points peuvent vous inspirer à trouver votre propre organisation, j’en serais ravie.
Tout cela peut vous paraitre énorme. Mais retenez qu’il s’agit du fruit de beaucoup de tests et d’essais. Que j’ai mis en place cette organisation, que je vous ai décrite, au fur et à mesure, sur plusieurs années.
Aussi, rappelez-vous que l’organisation est « mon truc ». J’aime organiser mon activité, de sorte que, ce que j’ai à faire, soit plus fluide. J’apprécie le processus de m’organiser, et de réaliser les tâches, une fois qu’elles ont été organisées. L’inconvénient à ça est que je n’aime pas travailler dans l’urgence et sans préparation. Mais c’est aussi l’un des avantages de l’entrepreneuriat, c’est qu’on peut décider du rythme de travail, et d’avec qui on souhaite travailler. Quand je dis que j’aime le processus de m’organiser, c’est que je prends du plaisir à écrire, et répartir les tâches. Ca me donne une vision sur l’avancement, et également ça me détend de poser les choses sur papier. Chaque vendredi en fin de journée, quand j’y travaille, a un effet presque méditatif pour moi. De façon à terminer la semaine dans un bon état d’esprit.
Enfin, s’il n’y avait que deux choses principales à retenir de cet article, c’est que toute organisation est propre à chacun. Il existe des outils, mais il vous appartient à vous de vous les approprier. Et aussi, que toute organisation est un processus en perpétuel adaptation. Il n’existe pas d’organisation parfaite à vie. Pour ma part, il y a des éléments que j’ai changés, et d’autres que j’ai abandonnés. Mais quoiqu’il arrive, j’ai besoin d’avoir un processus d’organisation pour avancer.
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Antonella
Facilitatrice de développement entrepreneurial à impact
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