Ma 1er séance de Codev, ou comment gérer les petites tâches imprévues

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Les articles de ce thème “Développer votre entreprise“, vous permettent de découvrir des conseils et de l’inspiration, pour développer votre entreprise de la manière la plus adaptée à votre activité, et à vous, en tant qu’entrepreneur.


Cette série d’articles fait la synthèse d’éléments issus de séances d’échanges entre pairs, principalement animées, par la méthode du Codevéloppement.
Inspirez-vous de ces cas pour résoudre vos propres problématiques.


Dans cet article, je vous partage le résultat de ma première séance de Codev, pour laquelle mon sujet a été retenu, sur la gestion des petites tâches imprévues.


J’avais entendu parler de Codev depuis quelques temps.

Des séances d’échanges qui permettent d’aboutir à de beaux et puissants résultats, en mettant en œuvre l’intelligence collective.

Mais ce n’est que le 2 avril 2019, que j’assiste à ma première séance de Codev, en tant que participante.

Pour mémoire, d’après le centre de formation CECODEV, « le groupe de Codéveloppement professionnel est une approche de formation qui mise sur le groupe et sur les interactions entre les participants pour favoriser l’atteinte de l’objectif fondamental : améliorer sa pratique professionnelle ».

Le but d’une séance animée en Codev est d’aider une personne à mieux comprendre et mieux agir, à l’aider à apprendre à partir de la situation qu’il expose.

Pour cette première séance, en tant que participante, je la suis en ligne, et elle est animée par une facilitatrice avertie.

Nous sommes sept participants, et après avoir chacun exposé la situation que l’on souhaite soumettre au groupe, c’est la mienne qui est retenue.

Je suis donc la cliente pour cette séance, et les autres participants sont les consultants.


LA SITUATION

A ce moment de mon aventure entrepreneuriale, je fais un point hebdomadaire avec une amie pour se fixer des objectifs à atteindre et des tâches à effectuer pour la semaine à venir.

Chaque tâche est estimée en termes de temps nécessaire pour la réaliser, ce qui me permet de ne pas m’affecter trop de tâches sur une semaine.

Cependant, je cumule dans le courant de la semaine, pas mal de petites tâches qui viennent se greffer à ce que j’avais déjà prévu de faire dans une semaine.

Etant donné qu’il s’agit de rapides actions à effectuer, et qu’elles sont « fraiches », je les priorise de façon totalement arbitraire.

Arrivée en fin de semaine, je lutte pour rattraper mon retard sur les tâches que j’avais initialement planifiées.

Surtout car, ces tâches paraissaient rapides en apparence, mais quand je m’y mets, très souvent je me rendais compte qu’elles me prenaient plus de temps que ce que je pensais.

Je pense que cette sous-estimation du temps était due à une non analyse de la tâche, car je rentrais directement dans l’action, sans prendre le temps de l’analyser.

Et la « fraicheur » de ces actions me donnaient envie de m’y mettre, comme lorsqu’on vient de s’acheter quelque chose de nouveau et qu’on veut tout de suite essayer, on est encore sous l’excitation de la nouveauté.


LE CONTRAT

Après avoir clarifié la situation, je demande donc aux consultants du jour de me formuler des conseils et des retours d’expériences sur cette situation.


LA CONSULTATION

Ma situation a été retenue pour le Codev du jour, parce que plusieurs personnes autour de la table avait, soit déjà vécu cette situation, et se sentait prêts à parler de leur vécu.

Soit, parce que d’autres consultants vivaient également cette situation aujourd’hui, et donc s’y retrouvaient bien et voulaient évoquer également ce sujet pour eux.

Après recueil des avis de chacun, voici ce que j’ai choisi de retenir pour la suite.

Observer quand je décroche : Conscientiser le fait que je me détache de ce que j’avais initialement prévu de faire.

Ne pas partir directement le nez dans le guidon à réaliser la tâche, mais me rendre compte que je m’éloigne de ce que j’avais prévu.

Pour chaque moment où je dévie, je peux relever à quel moment cela intervient.

Pour me rendre compte s’il y a un élément commun qui me fait décrocher.

Par exemple, si on est en fin de journée, peut être que mon réservoir d’autodiscipline est quasi à sec.

Je peux également relever ce que je ressens au moment où je dévie.

Est-ce que ça me procure des sensations positives.

Ou au contraire, je commence déjà à culpabiliser vis-à-vis du reste du travail à faire.

Je peux aussi me rendre compte d’à quel type d’action – s’il y en a – je laisse la place.

Et également, quelle action j’étais en train de faire.

Par exemple, quand je vais me mettre à travailler sur une tâche que je n’aime pas, j’ai peut-être plus facilement tendance à dévier.

Et d’en plus de noter le temps que j’estime pour les tâches prévues, je peux noter le temps que me prennent ces tâches que j’ajoute.

Pour me rendre compte du temps que je perds.

Que s’il s’agit de quelques minutes, je peux me le permettre, sans culpabiliser.

Alors qu’au contraire, s’il s’agit de plusieurs heures par semaine, ça me permettra de me rendre compte de l’importance de ces décrochages.

Et de voir de façon factuelle, le temps grapillé.

Et enfin, j’ai retenu le fait de laisser dans mon planning hebdomadaire du temps pour gérer l’imprévu.


ET DEPUIS

J’estime le temps de toutes mes tâches que je m’affecte dans la semaine, de façon de plus en plus fine.

Car j’arrive maintenant à découper des grandes tâches, sur lesquelles le temps à y passer est assez flou à estimer à première vue, en petites tâches, pour lesquelles le temps à estimer est beaucoup plus simple pour moi.

Et je calcule également le temps disponible dans une semaine pour voir ce qu’il m’est possible de faire.

Concrètement, je détermine le nombre d’heures que je souhaite travailler par semaine.

Je soustrais le temps réservé aux rendez-vous, et le temps passé dans les transports pour m’y rendre, si ce sont des rendez-vous en présentiel.

Avec cette organisation, vous comprendrez que je boucle mes rendez-vous d’une semaine sur l’autre, et je n’accepte pas de nouveau rendez-vous dans la semaine en cours – ou alors cas d’extrême urgence -.

Je soustrais également 20 % du temps disponible, pour le traitement des emails, des réseaux sociaux, me permettre de faire quelques pauses dans la journée, et pour les éventuels imprévus.

A l’époque de cette séance de Codev, je conservais une vision des tâches par semaine.

Depuis, j’ai également intégré une vision par jour.

Je détermine les tâches à faire par semaine, et les affecte par jour.

De ce fait, chaque jour je sais ce que je dois faire, c’est très concret.

J’ai moins de tentation à faire autre chose, en pensant que je pourrais faire les tâches prévues les autres jours de la semaine.

Enfin, lorsqu’une nouvelle tâche m’arrive dans le courant de la semaine, je la note – j’utilise l’outil Trello pour répertorier mes tâches -, de façon à libérer mon cerveau.

Et j’estime si elle est absolument indispensable à faire maintenant, ou si je peux la reporter à la semaine suivante.

Dans les faits, la plupart du temps, elle peut attendre la semaine suivante.

Et cela me permet de prendre le temps en fin de semaine, de l’analyser pour estimer le temps réel pour la réaliser.

De ce fait, les petites tâches continuent à arriver, mais j’arrive à ne pas me jeter dessus pour les réaliser dès qu’elles arrivent.

En conclusion, il m’a fallu affiner mon organisation pour réduire l’énergie que je devais puiser dans mon autodiscipline.


Et vous, comment arrivez-vous à gérer les petites tâches imprévues qui vous arrivent au fil de l’eau ?


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A bientôt,

Antonella
Facilitatrice de développement entrepreneurial à impact


Avec DevCo, je contribue à l’accélération du développement des entreprises à impact positif.

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