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Les articles de ce thème « Développer votre état d’esprit entrepreneurial », vous permettent de vous inspirer pour développer votre mindset entrepreneur.
Cette série d’articles décrypte des outils organisationnels en toute objectivité, pour vous permettre de vous les approprier.
Cet article vous en dit plus sur la matrice de priorité, qui permet, comme son nom l’indique, de prioriser votre activité.
Outil
La matrice de priorité permet de prioriser des actions selon deux critères.
Vous devez surement avoir entendu parler de la matrice Eisenhower, qui permet de prioriser selon l’importance et l’urgence d’une tâche. J’avais d’ailleurs rédigé un article à son sujet.
Cet article que vous lisez, est plus global, et vous permet, si les critères de la matrice Eisenhower ne semblent pas adaptés à votre contexte, de vous approprier votre propre matrice selon les critères les plus pertinents d’après votre activité, et qui vous parlent le plus.
Le principe d’une matrice avec deux axes reste. Libre à vous de déterminer les axes.
Objectif
En établissant une matrice de priorité adaptée à vos besoins, vous allez pouvoir plus facilement prioriser vos actions à mener.
Et si vous êtes sur un projet à plusieurs, vous pourrez obtenir plus facilement un consensus sur une priorisation, grâce à des critères factuels, que vous aurez au préalable partagés à vos interlocuteurs.
Usage
Tout comme la matrice Eisenhower, cette matrice de priorité sera particulièrement intéressante lorsque vous n’arrivez plus à voir ce sur quoi vous devez travailler en premier. Lorsque vous avez l’impression d’être sous l’eau, et que vous avez besoin d’y voir plus clair pour savoir par quoi commencer.
Etapes
Dans un premier temps, il vous faudra répertorier l’ensemble des éléments que vous souhaitez mettre dans votre balance de priorisation : quelles sont les tâches, les activités, les problèmes… que vous souhaitez prioriser ?
Une fois ce travail de recensement réalisé, il vous faudra voir dans les grandes lignes quels sont les deux principaux critères qui ressortent parmi tout cela, pour vous permettre d’effectuer votre choix. Comme je le disais au début de cet article, c’est à vous de déterminer les critères les plus adaptés à ce que vous souhaitez prioriser. Qu’est-ce qui vous fera choisir un sujet plutôt qu’un autre ?
Vous pouvez alors créer la matrice, que ce soit sur papier ou en version digitale, d’après les deux critères que vous aurez retenus. L’important est de pouvoir déplacer facilement les items – tâches, activités… – à prioriser. La trame de la matrice ne changera pas, mais les items que vous y placerez seront mouvants.
Ensuite, vous pouvez placer ces items dans la matrice de priorité préalablement réalisée afin d’identifier ce qu’il faudra traiter en premier.
Prérequis nécessaires
Cette matrice a l’avantage d’être souple et adaptable. La contrepartie est la nécessité d’être au clair sur les critères qu’on veut choisir. Il faut donc arriver à avoir un peu de recul sur son activité, être au clair sur sa stratégie… Si ce n’est pas le cas, et que vous n’arrivez pas à dégager deux critères pertinents pour cette matrice maison, vous pouvez recourir à des matrices toutes faites, comme la matrice Eisenhower.
Aussi, autre prérequis nécessaire, – et ce conseil vaut pour tout en fait dans votre aventure entrepreneuriale – c’est d’être au clair au préalable sur votre stratégie, vous savez où vous voulez aller. Vous vous êtes fixés des objectifs clairs. Si ce n’est pas le cas, le travail de priorisation sera d’autant plus compliqué, car vous n’arriverez pas à avoir en tête le drapeau d’arrivée que vous souhaitez atteindre.
Exemple de mise en pratique
En tant qu’entrepreneur, vous pouvez avoir mille et une tâches à effectuer. Il faut être à la fois un bon communicant, savoir gérer ses finances, savoir marketer et vendre ses offres… Bref autant de sujets passionnants, mais qui peuvent être prenants, au point de ne plus savoir par quoi commencer.
Selon l’avancée de votre projet, vous pouvez par exemple vous dire que vous souhaitez pour les mois à venir vous focaliser sur les actions qui vont avoir le plus d’impact selon votre stratégie, et qui vont être faciles, donc rapides à effectuer.
Pour cela, vous pouvez poser la matrice suivante :
Puis, y apposer au fur et à mesure l’ensemble des tâches que vous aviez recensées en vous basant sur cette matrice. Ou alors par comparaison à la tâche précédemment posée.
Dans cette deuxième façon de faire, je vous conseille de poser la première tâche au milieu de la matrice. Puis, d’ajouter une à une les autres tâches, en vous demandant, par rapport à la précédente, si elle vous parait plus ou moins facile à mettre en place. Vous semble-t-elle avoir plus ou moins d’impact d’après votre stratégie, votre objectif que vous souhaitez atteindre ? Et de les poser ainsi au fur et à mesure, en comparaison aux précédentes.
Mon retour
Cette matrice de priorisation permet, à mon sens, de bien palier aux inconvénients de la matrice Eisenhower, et à toutes les autres matrices préconçues que vous aurez entre vos mains. Je trouve ça personnellement bien de pouvoir s’approprier les outils que l’on utilise. Et, c’est d’ailleurs tout mon combat dans l’accompagnement en organisation d’activité, que je propose à mes clients. Je ne suis pas pour l’application de méthodes copié-collé qui seront aussi utiles et parlantes à tout le monde. Cela m’est arrivé trop de fois de me retrouver face à une trame qu’on m’avait partagée, et qui ne me parlait qu’à moitié. J’ai toujours eu tendance à ne pas entrer dans des cases. Et, j’ai toujours eu ce besoin de me créer mes propres cases. Cette matrice de priorité vous le permet ! Il faut juste comprendre le principe général de la matrice. Puis, vous pourrez vous l’approprier à votre propre contexte que vous vivez au moment où vous la ferez. Parce que peut-être que des critères que vous choisirez un jour, pour un projet, avec tels interlocuteurs, vous seront utiles. Et qu’un autre jour, pour d’autres projets, avec d’autres interlocuteurs, il vous faudra d’autres critères.
Un dernier conseil, plus pratico-pratique, lorsque vous créez cette matrice. Quels que soient les critères que vous déciderez de retenir, je vous conseille de laisser les champs en bas et à gauche pour la partie faible des critères. Et les parties en haut et à droite pour les parties plus importantes. Le cerveau a naturellement tendance à lire ce qui est en haut à droite comme le plus fort, comme s’il y avait une courbe. Plus elle est en haut vers la droite, plus elle semble en progression. Après, si vous avez d’autres habitudes de lectures, à nouveau, libre à vous. C’est juste une suggestion, qui en général, parle à la plupart des entrepreneurs que j’accompagne !
Et vous, si vous deviez prioriser vos activités actuellement, quels seraient les deux critères que vous retiendrez ?
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A bientôt,
Antonella
Facilitatrice de développement entrepreneurial à impact
Avec DevCo, je contribue à la pérennisation et à l’accélération du développement des entreprises à impact positif.
Ces articles de blog vous permettent de trouver de l’inspiration pour développer votre état d’esprit entrepreneurial, et des bons plans pour développer votre entreprise.
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