La matrice Eisenhower

Temps de lecture estimé : 8 minutes

Les articles de ce thème « Développer votre état d’esprit entrepreneurial », vous permettent de vous inspirer pour développer votre mindset entrepreneur.


Cette série d’articles décrypte des outils organisationnels en toute objectivité, pour vous permettre de vous les approprier.


Dans cet article, je vous présente la matrice Eisenhower, qui permet de hiérarchiser ses priorités.


Objectif

Cette matrice est un outil de gestion de vos tâches, qui permet de hiérarchiser ce que vous devez faire en distinguant l’urgent de l’important.

Elle porte ce nom car elle aurait été inspirée par Dwight David Eisenhower, 34e président des États-Unis d’Amérique, qui aurait un jour déclaré :

« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important ».

Dwight David Eisenhower

Usage

Vous pouvez utiliser cette matrice si vous avez l’impression de crouler sous une montagne de choses à faire, sans savoir par quoi vous devez commencer.

Elle vous permettra d’y voir plus clair sur ce que vous devez réaliser, et surtout sur quoi vous devez vous focaliser en premier lieu.


Principes

Cette matrice est un tableau à double entrée, avec un axe concernant l’urgence des tâches, et un autre concernant l’importance des tâches.

La matrice comprend donc quatre zones :

  • Tâches importantes et urgentes : Il s’agit des tâches à exécuter immédiatement et soi-même
  • Tâches importantes mais peu urgentes : Il s’agit des tâches à planifier et exécuter soi-même
  • Tâches urgentes mais peu importantes : Il s’agit des tâches à déléguer rapidement
  • Tâches peu urgentes et peu importantes : Il s’agit des tâches inutiles à abandonner

Etapes

Dans un premier temps, il sera nécessaire de lister l’ensemble des tâches à réaliser. C’est déjà un premier travail à effectuer, pour être au clair sur l’ensemble des actions sur lesquels nous devons agir, et ainsi pouvoir les positionner par la suite.

Une fois que c’est fait, vous pouvez positionner ces tâches sur la matrice en fonction de leur degré d’urgence et d’importance.


Matériel

Vous pouvez réaliser ces étapes aussi bien sur papier avec des post-it que vous positionnez, et ajustez au fur et à mesure. Que sur un support informatique où vous pouvez facilement déplacer les tâches. Comme un simple Power Point par exemple.

Quel que soit l’outil que vous utilisez, le mieux est de conserver la possibilité de pouvoir faire bouger facilement les tâches d’une case à une autre. Et de ne pas écrire les tâches sur la même feuille que celle où vous avez dessiné la matrice.

J’y vois dans cette matrice la nécessité de la mettre à jour régulièrement. Cela peut paraitre fastidieux pour certains. Et pourtant, ce qui n’est pas urgent aujourd’hui peut le devenir demain. Donc, il me semble important de régulièrement s’y référer, et de la mettre à jour.


Exemples de mise en pratique

Cette matrice peut s’avérer très utile pour votre activité entrepreneuriale, et même dans votre vie personnelle.

Dès que vous sentez que vous n’arrivez plus à savoir par quoi commencer, que vous avez l’impression de crouler sous le travail, à n’en plus finir, poser cette matrice vous permettra d’y voir plus clair.


Résultats

En utilisant la matrice Eisenhower, vous pourrez mieux contrôler votre charge de travail.

Elle vous permettra de prendre du recul sur la gestion de votre temps.

Et certainement de relativiser sur cette montagne de choses à faire, en distinguant de façon plus factuelle les tâches vraiment importantes et vraiment urgentes.


Mon avis

J’apprécie cet outil, et le recommande à mes clients, lorsque je sens que le besoin est bien présent. Cependant, je tiens à apporter quelques nuances.

Une fois que vous avez posé toutes les tâches que vous avez en attente, je vous conseille, avant de les positionner sur la matrice, de déterminer ce qu’est pour vous, compte tenu de votre contexte actuel, une tâche urgente, et ce qu’est une tâche importante. Déterminez votre légende sur ces éléments avant de positionner vos tâches, vous permettra d’être plus au clair sur où vous devrez positionner telle tâche, par la suite. Ca rendra le travail suivant plus fluide. Il me semble difficile d’énoncer de façon universelle ce qu’est une tâche urgente, et une tâche importante. Je pense que nous avons chacun nos avis sur ce sujet. Et surtout que cette définition change d’après l’évolution de notre contexte. Les tâches professionnelles peuvent vous paraitre plus urgentes que les tâches personnelles, peut-être jusqu’à ce que vous deveniez parent, et où le fait d’aller chercher le petit à la crèche passe avant la finalisation du site web de votre entreprise. Définissez donc en amont ce que vous entendez par tâche urgente et importante. Et si vous ne voyez pas du tout comment faire pour déterminer cette légende, voici quelques questions qui pourront vous mettre sur la voie. Est-ce que les tâches qui doivent être réalisées avant la fin de la semaine sont considérées comme urgentes ? Ou d’ici la fin de journée ? L’important pourraient être des tâches que si vous les accomplissez, elles vous permettront de faire un énorme bond en avant sur plusieurs gros sujets. Ou qui vous permettront de balayer 80 % de vos problématiques. Ou qui sont les plus sensibles compte tenu d’un interlocuteur spécifique…

La phase de positionnement entre urgent et important est surement la phase la plus délicate. Pour ce faire, il existe différentes façons de procéder. Une fois que vous avez posé votre liste de tâches, vous pouvez tout simplement noter « U » à côté pour urgent, et « I » pour important. Simple mais pas très visuel. Ce que je conseillais plus haut, c’était de noter vos tâches, une par une, sur des supports « volants » que vous pouvez facilement glisser, et faire changer de case. Vous pouvez dans ce cas prendre chaque tâche et la positionner sur la matrice, en vous demandant si, dans l’absolu, cette tâche vous apparait comme urgente et / ou importante. La façon de faire que j’apprécie particulièrement est celle de positionner les tâches une par une sur la matrice, mais pas de façon absolue. Prenez une tâche, positionnez-là au milieu de la matrice. Puis prenez une autre tâche, et comparez vis-à-vis de la première, pour voir si elle vous parait plus ou moins urgente que la première, plus ou moins importante que la première. Cette comparaison d’une tâche sur l’autre a le mérite de positionner un point de repère pour déterminer le degré d’urgence et d’importance de la tâche.

J’apporterais également une autre nuance à l’application stricto sensu de la matrice comme elle l’est présentée, dans tous les bons manuels d’organisation. C’est dans ce que la personne doit faire concernant les tâches qu’elle positionne en haut à gauche ou en haut à droit etc. J’estime que cette conclusion est à la libre appréciation de chacun. Par exemple, l’outil de base indique que les tâches ni urgentes, ni importantes sont à éliminer. Pour ma part, avant d’être si radicale, je laisse la place à d’autres possibilités. Je ne suis pas obligée de mettre dans ma vie que des tâches urgentes et importantes. Qu’en est-il des tâches non urgentes, non importantes, mais qui m’apportent du plaisir en les réalisant ? Peut-être que je peux tout simplement les reporter, et les planifier à plus long terme. Une vie que de contraintes ne me semble pas être une vraie vie. Aussi, une tâche qui n’apparait pas importante le jour où je réalise la matrice, peut s’avérer importante plus tard dans le temps. Donc ça peut être une bonne chose de ne pas complètement l’éliminer, mais de la garder de côté, pour la réaliser quand elle n’est pas encore extrêmement urgente, et donc source de stress.

Enfin, cet outil peut être très utile, mais a des fonctions assez limitées. Son objectif de priorisation des tâches semble être bien atteint en y ayant recours. Mais, s’agissant uniquement d’une liste de tâches, si vous avez besoin de travailler sur d’autres sujets en rapport avec votre gestion des tâches, cet outil ne semble pas convenir. Par exemple, cette matrice ne permet pas d’inclure des notions de durée d’une tâche, ou même de niveau d’avancement de l’action. Une entrepreneure, que j’ai accompagnée, avait trouvé cet outil utile un temps pour pouvoir hiérarchiser. Mais une fois qu’elle avait pris le pli, elle n’a plus eu besoin de faire la matrice. Elle arrivait à prioriser par elle-même, sans y avoir recours à chaque fois. Au final, elle avait l’impression d’empiler matrice sur matrice, et qu’il manquait des éléments, de suivi d’avancement des tâches par exemple. Je pense donc que cette matrice peut être un outil temporaire, quand on a le besoin de prioriser qui est plus fort, concernant la gestion de ses tâches. Une fois que ce besoin est comblé, et que vous voulez passer au niveau suivant, vous pouvez vous en passer.


Et vous, vous avez déjà testé la matrice Eisenhower ?
Qu’en avez-vous pensé ?


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A bientôt,

Antonella
Facilitatrice de développement entrepreneurial à impact


Avec DevCo, je contribue à la pérennisation et à l’accélération du développement des entreprises à impact positif.

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