Le 5S ou comment optimiser votre espace de travail

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Les articles de ce thème « Développer votre état d’esprit entrepreneurial », vous permettent de vous inspirer pour développer votre mindset entrepreneur.


Cette série d’articles décrypte des outils organisationnels en toute objectivité, pour vous permettre de vous les approprier.

Dans cet article, découvrez la méthode 5S qui permet d’optimiser votre espace de travail.


Outil

Le 5S est un outil de management visuel pour optimiser l’espace de travail. Ne prenez pas peur en voyant tous ces mots savants. Cet outil peut tout à fait vous être utile en tant qu’entrepreneur, même si vous n’êtes pas à la tête d’une grande industrie. Et que votre activité est digitalisée. Il suffit juste de retranscrire les principes de cette méthode, issue de l’industrie automobile japonaise, à votre contexte. Il peut tout à fait s’adapter aux espaces de travail physiques et également électroniques.

Cette méthode va au-delà d’une simple méthode de rangement, qui ne concerne qu’un point de la méthode. C’est tout une revue de votre espace de travail.

On parle de 5S, car cela correspond à la première lettre de chacune de cinq opérations en japonais, qui constituent les principes de la méthode.

Les 5S signifient :

  • Seiri : Supprimer l’inutile = Trier et éliminer
  • Seiton : Situer les choses = Ranger
  • Seiso : (Faire) Scintiller = Nettoyer
  • Seiketsu : Standardiser les règles
  • Shitsuke : Suivre et progresser = Maintenir les 4S précédents

Cette démarche est parfois traduite en français par le mot ORDRE qui signifie Ordonner, Ranger, Dépoussiérer ou Découvrir des anomalies, Rendre évident, Être rigoureux.


Objectif

Avoir recours à la méthode des 5S permet d’identifier et d’éliminer les gaspillages et de simplifier le travail. Cela permet d’optimiser les espaces physiques et virtuels. Et de définir des modes d’organisation physiques – par exemple : classement, archivage…-.

Tout cela permet, également, d’améliorer vos conditions de travail et votre moral. En effet, c’est plus agréable de travailler dans un lieu propre et bien rangé. Cela va vous permettre de réduire les dépenses en temps et en énergie et les risques d’accidents et/ou sanitaires – pour les espaces physiques -.


Usage

Vous pouvez avoir recours à cette méthode pour plusieurs raisons. Un point commun reste le fait de vouloir répondre à un problème précis sur votre espace de travail. Cela peut être une problématique comme : « Comment faire pour trouver un dossier en 1 minute ? ». Ou encore : « Comment savoir s’il manque un document ? ».

Bref, quand vous voulez travailler sur votre façon de gérer vos espaces de travail.


Méthode

  1. Seiri : Supprimer l’inutile

Le premier S a pour but d’alléger l’espace de travail de ce qui y est inutile. Il s’agit là d’éliminer les papiers et documents non utiles, et de garder ce dont on a strictement besoin. Il va surement falloir faire preuve d’audace pour éliminer toute chose qui n’a pas sa place dans votre espace de travail.

Pour cela, vous pouvez commencer par identifier et regrouper les documents utilisés ou consultés régulièrement. Pensez à archiver les documents anciens. Triez les informations utiles.

Pour l’audace dont je parlais tout à l’heure, osez jeter ou recycler tout ce dont vous ne vous servez pas – ou plus – depuis un an ou plus. Selon votre activité, surtout si elle est fortement saisonnière, vous pouvez revoir cette échéance.

Concernant ce qui reste, vous pouvez mettre de côté tout ce qui sert moins d’une fois par mois. Par exemple, dans un placard ou un classeur d’archives.

On refait le point sur ce qui reste, et vous pouvez mettre proche de vous tout ce qui sert moins d’une fois par semaine. Par exemple, dans un rangement de votre bureau.

On reprend ce qui reste, et vous pouvez conserver sur votre bureau tout ce qui sert moins d’une fois par jour.

Et reprendre ainsi de suite, de plus en plus proche de vous pour ce qui sert moins ou au moins une fois par heure, qui peut être directement à portée de votre main.

Si vous vous attaquez à votre espace de travail informatique, lors de cette étape, supprimez les fichiers en plusieurs exemplaires, et faites le tri dans vos boites emails.

  1. Seiton : Situer les choses

Avec ce deuxième S, on va parler maintenant de s’organiser de façon efficace. Il s’agit là de ranger, d’aménager l’espace de travail afin de réduire les pertes de temps et d’énergie. Pour vous permettre par exemple, de trouver un document – ou un fichier informatique – en moins de 30 secondes. L’idée est ici de définir un emplacement pour chaque chose, et de classer les documents en fonction de leur fréquence d’utilisation. On va mettre en pratique la célèbre citation : « Une place pour chaque chose, et chaque chose à sa place ».

Très concrètement, il va s’agir de ranger de façon rationnelle votre poste de travail. Mettre à proximité de vous tout ce dont vous vous servez régulièrement, déposer à des endroits stratégiques des objets lourds, classer des objets par ordre d’utilisation s’il y en a… Bref ne pas poser les affaires à un endroit parce qu’il y avait de l’espace, mais pour une raison rationnelle et logique.

Et définissez les règles de rangement pour la suite.

  1. Seiso : (Faire) Scintiller

Une fois l’espace de travail dégagé (Seiri) et rangé (Seiton), il est beaucoup plus facile de le nettoyer. Ce troisième S a pour but d’améliorer l’état de propreté des lieux. On va s’attacher donc à nettoyer, rendre et maintenir propres les espaces de travail. Le fait d’avoir un environnement de travail propre permet de repérer plus vite les dysfonctionnements, et c’est plus agréable pour travailler.

Ici, il va falloir définir des fréquences de nettoyage, aussi bien pour les espaces physiques, que pour les espaces de travail virtuels, où on pourra procéder aux mises à jours des documents et autres fichiers informatiques.

Vous allez ainsi pouvoir éviter des anomalies. Comme renverser je ne sais quoi que vous avez mangé et qui colle sur votre bureau, ou même de l’eau qui tombe sur votre clavier… ou encore pire lorsque vous utilisez la version d’un logiciel qui n’a pas été mis à jour depuis des lustres, et que vous êtes plus sensibles aux intrusions informatiques.

  1. Seiketsu : Standardiser

L’idée de ce quatrième S est de prévenir l’apparition de la saleté et du désordre. Vous y avez travaillé une fois, c’est bien. Maintenant, il va falloir s’y tenir ! Faites en sorte de pérenniser les changements opérés jusqu’ici.

Le 5S ne s’arrête pas à un usage ponctuel. Cet avant dernier S, permet de maintenir cet état tous les jours. Quelles règles vous souhaitez mettre en place pour vous assurer de vous y tenir ?

  1. Shitsuke : Suivre et progresser

Enfin, il s’agit de maintenir en état tout ce qu’on a mis en place. Cette dernière étape encourage les efforts allant dans ce sens en favorisant l’autodiscipline.

Vaste sujet hein ? L’amélioration continue se joue ici. Il va falloir faire preuve de rigueur pour pérenniser tous ces efforts dans le temps et améliorer ce qui doit l’être. Rigueur et implication de tous les instants seront les maitres mots ici.


Eléments préalables

Si vous êtes seuls et que de façon générale, vous avez du mal à jeter des choses, je vous conseille vivement d’initier cette méthode avec au moins une personne supplémentaire pour avoir un point de vue objectif. Et ne pas tomber dans le « ça n’a pas servi depuis 3 ans, mais je préfère le garder, on ne sait jamais ». Et au final, vous n’aurez trié que très peu de choses sur la première partie.

Tout ce que je viens d’évoquer est à adapter à votre contexte. Que vous ayez un espace de travail physique ou virtuel, que vous travaillez seul ou à plusieurs… Et même pour les étapes de classement au début, vous pouvez redéfinir la fréquence d’usage des éléments, pour déterminer ce que vous devez jeter ou mettre à portée de main. Tout dépend de la variabilité de votre activité. Par exemple, si vous voyez que ce qui n’a pas servi depuis plus d’un an doit être jeté, ne le prenez pas au pied de la lettre, si cela concerne une activité que vous n’exercez qu’une fois par an, justement.


Exemple de mise en pratique

Il peut y avoir autant de résultats que d’activité à classer. De nos jours, nos activités d’entrepreneurs se sont beaucoup digitalisées. Pour autant, je vous partage sur cette photo un exemple de classeurs rangés avec un code couleur – vert ou rouge -. Et également une ligne tracée en diagonale, pour voir rapidement quel classeur se range à quelle place. Sans avoir à lire ce qui est indiqué sur la tranche du classeur.


Résultats

Appliquer la méthode des 5 S vous permettra à terme d’être plus productif. Vous mettrez moins de temps à chercher des éléments, vous saurez exactement où ils se trouvent. Et donc vous pourrez être plus efficace dans votre activité.

D’un autre côté, il y a un côté plutôt gratifiant de voir que les efforts réalisés en amont permettent d’améliorer nos conditions de travail. Ca c’est pour la partie bien-être au travail.


Mon avis

Issue de l’industrie, cette méthode peine à sortir du contexte des grandes entreprises. Pourtant, en tant qu’entrepreneure, j’applique cette méthode à ma façon de travailler, et je la trouve très bénéfique. Je suis donc persuadée qu’elle peut être utile à d’autres contextes d’entrepreneuriat que la mienne. D’autant plus, qu’elle s’applique aussi bien aux espaces physiques que virtuels. En éliminant les mots qui vous font peur et vous font penser à un contexte purement industriel – comme gaspillage, poste de travail… -, vous verrez que cette méthode n’est empreinte que de bon sens, applicable à tout un chacun. Et c’est d’ailleurs l’un de mes combats avec DevCo, de se servir des outils et méthodes dont ont recours les grandes industries, et qui font leurs preuves, et de les adapter au contexte des entrepreneurs. Parce que vous aussi vous pouvez bénéficier de ces méthodes qui apportent des plus pour votre activité !


Et vous, comment faites-vous pour optimiser votre espace de travail au quotidien ?


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A bientôt,

Antonella
Facilitatrice de développement entrepreneurial à impact


Avec DevCo, je contribue à la pérennisation et à l’accélération du développement des entreprises à impact positif.

Ces articles de blog vous permettent de trouver de l’inspiration pour développer votre état d’esprit entrepreneurial, et des bons plans pour développer votre entreprise.


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